Microsoft Access 9 (Propiedades de los Campos)

Access nos permite configurar o determinar la forma en que se van a almacenar y a mostrar  los campos que necesitas crear en una tabla de una Base de Datos.

Dependiendo del tipo de datos definido para un campo específico, Access mostrará las propiedades disponibles para ese tipo de datos en particular.

Veamos en la siguiente imagen como se despliegan las propiedades disponibles para el campo auto numérico seleccionado “ID”.

Podríamos en este caso por ejemplo ir a la propiedad “Título” y definir un título para ese campo. La propiedad  “Título”  es útil para mostrar en una forma más clara el nombre y propósito de un campo.

En el ejemplo podemos ver como el nombre del campo originalmente es Id. Pero al definir el título “Identificación del cliente” a dicho campo (ver flecha roja), mostrará dicho título como encabezado de la columna, cuando se muestren los datos en modo hoja de datos.

Seleccionemos un campo tipo texto 

Ahora veamos las propiedades que se activan para un campo tipo texto.

En este caso he definido:

Un tamaño de campo  de 15 caracteres, La opción predeterminada es de 255 caracteres.

Un título “Nombre del Cliente”, el cual aparecerá como encabezado de la columna en modo hoja de datos.

El campo es requerido: “Si” (Luego, este campo no puede dejarse en blanco). La opción por defecto es “No”.

Permitir longitud cero: “No”  no puede contener una cadena vacía de texto “”.

Indexado: “Si”(Con duplicados), se indexa para facilitar las búsquedas por medio de este campo, pero se le indica al Access (Con duplicados), debido a que varios clientes pueden tener el mismo nombre.  Si le asignamos (Sin duplicados), mostrará un error al tratar de ingresar un registro para una persona con un nombre existente en la tabla.

Miremos ahora las propiedades de un campo numérico. 
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Y he establecido las siguientes propiedades para el campo numérico “cup_cli”, correspondiente al cupo del cliente.

Tamaño del campo : Entero largo

Formato: Estándar

Lugares decimales: 2

Regla de validación: >400 (el número debe ser mayor a 400)

A continuación podemos observar las diferentes opciones que brinda el Access para darle un formato a un campo numérico: (para ver las opciones debes dar clic donde indica la flecha, en la línea de la propiedad formato)

Y a continuación podemos observar las diferentes opciones que brinda el Access para darle un formato a un campo tipo fecha: (para ver las opciones debes dar clic donde indica la flecha, en la línea de la propiedad formato)

Microsoft Access 8 (Consultas)

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas, para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access, se definen condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que se desea.
Pasos para crear una consulta
1. Abrir la base de datos y dar clic en la pestaña "Crear", seguido de un clic en " Diseño de Consulta"

2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y luego cierre el cuadro de diálogo.

3.Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Población y Código Postal. Haga doble clic en Población y Código Postal para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

4.Para finalizar En la pestaña Diseño , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de los productos y sus precios.

Microsoft Access 7 (Botones de cuadros combinados)

En esta ocasión vamos a crear botones para crear cuadros combinados, para ello debemos dar clic en "Diseño" , después en "controles" y ahí escoger el botón de cuadro combinado que es el siguiente:

Cuando demos clic en el botón nos aparecerá un asistente para cuadros combinados de la siguiente manera:

Este asistente nos ayudará para conseguir lo que queremos, según las opciones que nos plantea, iremos dando clic en siguiente hasta finalizar nos aparecerá en botón que necesitábamos.

Microsoft Access 6 (Relaciones)

Antes de crear relaciones en nuestra base de datos de access debemos conocer que existen 3 tipos de relaciones que son:

* Relación de uno a muchos

* Relación de muchos a muchos

* Relación de uno a uno

Conociendo los tipos de relaciones que existen, debemos pensar en cual de estas nos servirán mejor para realizar la correcta relación según nuestra conveniencia.

Para crear relaciones tenemos que ir al botón "herramientas de bases de datos" nos aparecerán una serie de opciones a  escoger de la cual escogeremos la opción "Relaciones" de la siguiente manera:

Una vez demos clic en la opción relaciones nos aparecerán todas las tablas que tenemos en nuestra base de datos y seleccionaremos las que necesitemos establecer relaciones de la siguiente manera:

Escogeremos las tablas y daremos clic en el botón agregar así nos parecerán en la pantalla todas las tablas que escogimos, para crear la relación lo único que debemos hacer es arrastrar el elemento que queremos que tenga relación hacia la otra tabla de relaciones en seguida nos aparecerá el siguiente cuadro, mediante el cual seleccionaremos el tipo de relación que necesitamos por ultimo darle clic en el botón "crear"

Entonces nos aparecerán las relaciones que hemos creado de la siguiente manera:

Microsoft Access 5 (Botones de comando)

Después de haber creado un formulario debemos saber como crear botones de comando o de control que son los siguientes.

 

Que como su nombre lo dice darán el control en el formulario como puede ser para ingresar a otro formulario, ingresar nuevos campos o registros nuestra base de datos, al presionar un comando nos aparecerá un asistente para botones de comando, el mismo que nos servirá como ayuda para crear lo que necesitamos con varias opciones que nos permiten escoger la que nos sirva de mejor manera.

Según lo que necesitamos. Escogeremos una de las opciones que nos aparecerán de la siguiente manera:

Por ultimo damos clic en el botón de finalizar y lo colocamos en el lugar que veamos correspondiente.